問い合わせ自動返信メールの例文９ケース！自動返信メール作成のポイント解説
（※この記事は、2023年5月24日に更新されました。）
顧客満足度を向上させるためには、お問い合わせフォームの自動返信メールの活用が不可欠です。
「お問い合わせの返信メールの例文が知りたい！」
「自動返信メールを作成する際のポイントが知りたい」
とお悩みの方もいらっしゃるでしょう。
本記事では、自動返信メールの重要性や基本要素を解説し、さまざまなシチュエーション別の自動返信メール例文を5つ紹介します。
さらに、効果的な自動返信メールを作成するための3つのポイントや運用方法についてもご説明します。
お問い合わせフォームの自動返信メールを最大限に活用し、顧客対応を向上させましょう。
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問い合わせへの自動返信メールの重要性
お問い合わせフォームの自動返信メールは、顧客満足度の向上や企業の信頼性に寄与するため、重要視されています。
返信メールを設定することで、迅速かつ丁寧な対応が可能となり顧客は安心感を得られ、企業への信頼が深まります。
しかし、内容が不十分な自動返信メールを送信すると、顧客は不安や疑問を感じ、企業の評価に悪影響を与える可能性があります。
そのため、適切な情報を提供し、丁寧な言葉遣いで自動返信メールを作成することが重要です。
自動返信メールの注意点４つ（要素別）
ここからは、自動返信メールの注意点を４つ解説します。
以下の注意点を押さえた自動返信メールを作成することで、顧客満足度の向上や企業の信頼性を高めることができます。
適切な情報提供と丁寧な言葉遣いを心がけ、顧客との良好な関係を築きましょう。
1.件名の工夫
2.オープニングの挨拶
3.本文の内容
4.クロージング
それぞれ詳しくみていきましょう。
注意点1.件名
件名は、明確でわかりやすい件名を設定し、顧客が迅速に対応内容を把握できるようにしましょう。
まずは、【自動送信メール】と記載しシステムより送信されていることを明確にします。
その後、「お問い合わせありがとうございます」や「ご注文確認メール」など、具体的な内容が伝わるものを記載しましょう。
注意点2.オープニングの挨拶
メールの冒頭には、改めて「※このメールは自動返信です」ということを記載しましょう。
その後、顧客に対する敬意を示し、好印象を与えるために、「いつもお世話になっております」など、適切な挨拶を用いましょう。
注意点3.本文の内容
自動返信メールの本文では、顧客が求める情報を適切に提供することが重要です。
問い合わせの受付確認や注文内容の確認、対応予定日の案内など、顧客が知りたいと思う情報をわかりやすく伝えましょう。
また、必要に応じて、よくある質問へのリンクや連絡先情報も含めると、顧客の不安を解消できます。
注意点4.クロージング
メールの最後には、顧客への感謝の言葉や今後の対応についての案内を入れましょう。
「お問い合わせいただきありがとうございます」や「今後ともよろしくお願い申し上げます。」など、丁寧な言葉で締めくくることで、顧客に好印象を与えることができます。
さらに自動返信メールに直接返信できない場合は、「このメールは自動返信メールです。ご質問やご不明点等ございましたら下記の連絡先までお問合せください。」や「このメールに直接返信しないでください。」のような注意書きをしましょう。
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様々なシチュエーション別自動返信メール例文９選
自動返信メールは、さまざまなシチュエーションに応じて内容を変えることが重要です。
企業が直面する状況に合わせて、適切な対応を示す自動返信メールを作成しましょう。
以下に、９つの典型的なシチュエーション別の自動返信メール例文を紹介します。
お問い合わせの受付完了のお知らせメール
注文確認メール
会員登録の完了
退会手続き完了のお知らせ
返信に時間がかかることを知らせる
お問い合わせへの対応予定日を知らせる場合
お問い合わせ番号の発行
よくある質問への誘導
休日や営業時間外のため不在時の返信
これらの例文を参考にして、顧客が安心感を得られるメールを作成していきましょう。
＝＝＝お問い合わせの受付完了のお知らせメール＝＝＝
件名：お問合せ受付のお知らせ
本文：
（このメールは自動応答メールです。）
[企業名]へお問い合わせいただき誠にありがとうございます。
お客様のお問い合わせを受け付けましたことをお知らせいたします。
以下は、お問い合わせの概要です。
氏名：[氏名]
電話番号：[電話番号]
メールアドレス：[メールアドレス]
お問合せ内容：[お問合せ内容]
お問い合わせいただいた内容に対する返信には、通常２営業日以内に対応させていただきます。
お手数ではございますが、改めてご連絡させていただきますので今しばらくお待ちくださいませ。
なお、急ぎのご用件がある場合は、下記の連絡先にご連絡ください。
＝＝＝注文確認メール＝＝＝
件名：【自動返信です】注文確認のお知らせ
本文：
（このメールは、自動応答メールです。）
いつも[企業名]をご利用いただき誠にありがとうございます。
お客様のご注文を確認いたしました。
以下にご注文内容をご確認ください。
ご注文番号：[番号]
ご注文日時：[日時]
お客様名：[氏名]
お届け先住所：[住所]
お届け予定日と発送完了については、別途ご連絡いたしますのでもうしばらくお待ちください。
またお手数ではございますが、ご注文内容に関して不明な点がある場合には、下記の連絡先にご連絡ください。
＝＝＝会員登録の完了＝＝＝
件名：【自動返信メールです】会員登録が完了しました。
本文：
（このメールは、会員登録完了のお知らせのために自動送信されています。）
[お客様の名前]様
いつも弊社をご利用いただき誠にありがとうございます。
会員登録が完了しました。
ご登録いただいたメールアドレスとパスワードを利用して以下のリンクよりログインができます。ログイン後に、会員限定のサービスや最新情報をご利用いただけます。
ご不明な点やご質問等ございましたら下記の連絡先までお気軽にお問合せくださいませ。
カスタマーサポート：[メールアドレス/ 電話番号]
＝＝＝退会手続き完了のお知らせ＝＝＝
件名：【自動応答メール】退会手続き完了のお知らせ
本文：
（このメールは自動返信です。）
[お客様名]様
いつも弊社をご利用いただきありがとうございます。
お客様の[サービス名]からの退会手続きが完了いたしましたことをお知らせいたします。
これにより、◯◯年◯◯月◯◯日をもちましてログインができなくなります。なお期限までは引き続きサービスをご利用いただきます。
再度ご利用をご希望される場合やご不明点等ございましたら、下記のメールアドレスにご連絡ください。
【カスタマーサポート】
メールアドレス：[メールアドレス]
電話番号：[電話番号] (8時～18時・年中無休)
またのご利用を心よりお待ちしております。
＝＝＝返信に時間がかかることを知らせる＝＝＝
件名：【自動返信です】お問い合わせを受け付けました。
本文：
[顧客名]様
この度は、[企業名]へお問い合わせいただき誠にありがとうございます。
お客様からのお問い合わせを確認させていただきました。
ただいま、多くのお問い合わせをいただいており、返信にお時間をいただく場合がございます。通常、お問い合わせには２営業日以内に返信させていただいておりますが、現在は最大72時間ほどお時間をいただくことがございます。
お客様にはご不便をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。何卒ご理解いただけますと幸いです。
お客様からいただいたお問い合わせ内容につきましては、担当者が確認の上、速やかにご連絡差し上げますので、今しばらくお待ちくださいますようお願い申し上げます。
何かご不明な点やお困りのことがございましたら、遠慮なくお問い合わせくださいませ。
引き続き、[企業名]をどうぞよろしくお願いいたします。
＝＝＝お問い合わせへの対応予定日を知らせる場合＝＝＝
件名：【自動返信】お問い合わせいただきありがとうございます
本文：
[顧客名]様
この度は、[企業名]へお問い合わせいただき誠にありがとうございます。
お客様からのお問い合わせを確認させていただきました。
お客様のお問い合わせにつきましては、担当者が[対応予定日]に確認の上、ご連絡させていただく予定です。
お待たせしてしまうことになりますが、何卒ご理解いただけますと幸いです。
万が一、予定通りにご連絡ができない場合には、改めてご連絡させていただきますので、ご安心ください。
お客様にはご不便をおかけいたしますが、引き続き[企業名]をどうぞよろしくお願いいたします。
＝＝＝お問い合わせ番号の発行＝＝＝
件名：【自動返信】お問い合わせいただきありがとうございます（お問い合わせ番号: [番号]）
本文：
[顧客名]様
この度は、[企業名]へお問い合わせいただき誠にありがとうございます。
お客様からのお問い合わせを確認させていただきました。
お問い合わせ番号：[番号]
お問い合わせ番号をお控えいただき、今後のやり取りの際にご利用ください。
これにより、スムーズに対応させていただくことができます。
弊社担当者より、お問い合わせ内容に関するご連絡をさせていただきますので、今しばらくお待ちいただけますと幸いです。
お客様にはご不便をおかけいたしますが、引き続き[企業名]をどうぞよろしくお願いいたします。
＝＝＝よくある質問への誘導＝＝＝
件名：【自動返信】お問い合わせいただきありがとうございます
本文：
[顧客名]様
この度は、[企業名]へお問い合わせいただき誠にありがとうございます。
お客様からのお問い合わせを確認させていただきました。
担当者がお客様のお問い合わせ内容を確認し、ご回答させていただくまで、お時間をいただく場合がございます。
急ぎのご用件や、よくある質問に関連する内容であれば、弊社のよくある質問（FAQ）ページをご覧いただくことで、すぐに解決することができる場合がございます。
よくある質問（FAQ）ページ：[URL]
お問い合わせ内容がFAQページで解決しない場合は、お手数ですが、今しばらくお待ちくださいませ。
お客様にはご不便をおかけし申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。
＝＝＝休日や営業時間外のため不在時の返信＝＝＝
件名：【自動返信】お問い合わせいただきありがとうございます
本文：
このメールは自動応答メールです。
[顧客名]様
お世話になっております。
[企業名]の〇〇と申します。
お問い合わせいただき誠にありがとうございます。
ただいま、営業時間外もしくは休業日のため、不在にしております。
弊社の営業時間は、平日の[営業開始時間]から[営業終了時間]までとなっております。
お客様からのお問い合わせ内容につきましては、営業時間内に確認し、担当者よりご回答させていただきます。恐れ入りますが、お返事までしばらくお待ちいただけますようお願い申し上げます。
お急ぎの場合や、よくある質問に関連する内容であれば、弊社のよくある質問（FAQ）ページをご覧いただくことで、すぐに解決することができる場合がございます。
よくある質問（FAQ）ページ：[URL]
お客様にはご不便をおかけいたしまして申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。
自動返信メールを作成する３つのポイント
自動返信メールは、顧客に対する企業の第一印象を左右する重要な要素です。
顧客の安心感を高め、信頼を築くためには、効果的な自動送信メールの作成が欠かせません。
以下では、自動送信メールを作成する際に重要な3つのポイントを解説します。
1.丁寧な言葉遣い
2.読みやすさとわかりやすさ
3.返信期間や連絡先の明記
これらのポイントを押さえることで、顧客に好印象を与える自動返信メールが作成できます。
1.丁寧な言葉遣い
自動返信メールでは、丁寧な言葉遣いを心掛けることが大切です。
敬語の使用や丁寧な表現、わかりやすく伝えるなどのポイントを押さえ、顧客に対する企業の誠実さを伝えましょう。
具体的には以下のようなフレーズを使うと印象が良いです。
「お客様のご希望に沿えるよう、最善を尽くしてまいります。」
「ご不明点がございましたら、いつでもお気軽にお問い合わせくださいませ。」
「お客様のお力になれるよう、全力でサポートさせていただきます。」
丁寧な言葉遣いによって、お客様が大切な存在であることを示し良好な関係を気づくことができます。
2.読みやすさとわかりやすさ
自動返信メールは、読みやすくわかりやすい文章であることが求められます。
そのためには、簡潔で明確な表現、適切な改行や箇条書きなどを使い、顧客にとってわかりやすい形式で提供することが重要です。
また、フォントや文字の色なども、見やすさや視認性を考慮して選ぶことが大切です。
これらの工夫によって、顧客にとって分かりやすく親切な対応を提供することができます。
3.返信期間や連絡先の明記
顧客が問い合わせや注文をした際に、いつまでに返信があるかや、連絡先が明確であることは非常に重要です。
遅延が予想される場合は、返信期間を明記することで顧客に対して適切な情報提供を行うことができます。
また、返信先の連絡先も明確にすることで、顧客がよりスムーズに問い合わせを続けることが可能です。
明確な返信期間と連絡先を示すことで、顧客との信頼関係を築くことができるでしょう。
自動応答メールの効果的な運用方法３つ
お客様からのお問い合わせや注文に対する自動返信メールは、顧客満足度や企業の信頼性向上につながる重要なツールです。
しかし、適切な運用方法が必要です。
以下では、自動送信メールの効果的な運用方法について説明します。
1.メール配信システムの活用
2.定期的なメッセージ内容の見直し
3.フィードバックの収集と改善
それぞれ確認していきましょう。
1.メール配信システムの活用
「メール配信システムの活用」とは、自動返信メールを専用のソフトウェアやサービスを使って配信する方法です。
この方法を使うことで、手動でメールを送信する手間や時間を省けるだけでなく、多数のお問い合わせや注文にも対応できます。
また、メッセージ内容や配信タイミングを統一することで、顧客に対する信頼性やブランドイメージを高めることができます。
さらに、配信履歴のデータを分析して開封率や反応率を把握し、自動返信メールを改善することもできます。
自動返信メールを効果的に運用するためには、メール配信システムの活用が重要です。
2.定期的なメッセージ内容の見直し
「定期的なメッセージ内容の見直し」とは、自動返信メールの内容を定期的に見直して改善することです。
これにより、商品やサービスの改定に伴うお問い合わせ内容への適切な回答や、新しい情報の追加によって顧客とのコミュニケーションを深め、顧客満足度を向上させることができます。
定期的なメッセージ内容の見直しは、顧客へ最新情報を伝えるだけでなく、過去の情報を配信していないという信頼性の確保の面においても重要です。
3.フィードバックの収集と改善
「フィードバックの収集と改善」とは、顧客からの意見や要望を収集し、自動返信メールの改善に反映することです。
例えば、顧客からの要望や不満点を収集することで、自動返信メールの問題点を把握し、改善することができたり、顧客の意見を取り入れた改善により、顧客満足度を向上させたりすることも可能です。
これらのフィードバックの収集と改善は、自動返信メールを効果的に運用する上で重要なポイントとなります。
お問い合わせの自動返信メールを効果的に活用しよう
本記事では、自動返信メールの重要性や基本要素、さまざまなシチュエーション別の自動返信メール例文を９つ解説してきました。
自動返信メールは、迅速な対応や返信内容の統一、24時間対応などのメリットがあるため、顧客に対する企業の信頼性や誠実さを伝え、顧客満足度の向上につながります。
また、自動返信メールの効果的な運用方法として、メール配信システムの活用、定期的なメッセージ内容の見直し、フィードバックの収集と改善が挙げられます。
これらを実践することで、効率的な運用や顧客とのコミュニケーションの深化、顧客満足度の向上、企業の信頼性の向上が期待できます。
本記事を活用して、自動返信メールの運用に取り組むことが重要です。正しい知識と実践によって、より効果的な自動返信メールの実現に繋げていきましょう。
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