(※この記事は、2023年8月25日に更新されました。)
「メールで一斉送信をする際どんなことに気をつけたらいいのだろう」
「メールの一斉送信ができるメール配信ツールが知りたい」
「メール配信システムが多過ぎで何を選んでいいか分からない」
と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
近年ではチャットサービスが発展している一方で、重要な情報のやり取りや企業から顧客へのコミュニケーション手段として、メールは重要な役割を担っています。
そうした1対多のメール配信を行う際に利用されるのが一斉送信です。
本記事では、メールを一斉送信する際のマナーや一斉送信が可能なツールをご紹介します。
メール一斉送信を行う機会があるという方はぜひお読みください。
一斉送信とは、同じ内容のメールを複数人相手に送信することを指します。
少人数への情報共有の手段として用いられることもありますし、メルマガなどの大規模な配信に用いられることもあります。
ここでは、一般的に一斉送信がどのようなシーンで使われているかを解説していきます。
ビジネス上でメールのやり取りを行う際に、関連するメンバーにやりとりの情報を共有しておきたい場合などは関係者をCCに入れて一斉送信を行います。
また、自社イベントへの招待メールや、イベント参加に関するお礼メール、部署全体への周知事項なども一斉送信で行われます。
企業から顧客へのメルマガの配信や広告・宣伝メールも一斉送信で行われています。
利用しているツールによってはセグメント配信といって、顧客の属性に添った内容のメールが送られるケースがありますが、1対1で配信されているというわけではなくある程度まとまった単位での配信が基本となります。
自動のメール配信は、内容によっては受取人に冷たいという印象を与えてしまいます。
そのため、メール配信システムのパーソナライズ機能を利用することでメールの内容を受取人に合わせて変更し、より親近感のあるメールを配信することが可能です。
学校などの教育機関から保護者に対しての連絡や、自治体からの連絡についてもメールで行われているケースがあります。
近年ではチャットアプリに公式アカウントを作成して情報共有を行っている機関や自治体も増えてきていますが、一企業のアプリケーションに情報伝達を依存するリスクや個人情報の取り扱いなどの観点から、メール配信を選択している団体も多いのが現状です。
さらに、不審者情報や休講情報など重要なメールに関しては、受信者の使っているメールソフトのスパムフィルターに引っかかり届かなかったり、迷惑メールフォルダに分類されてしまっては非常に不便です。
そのため到達率の高いメール配信システムを利用して確実に受信者に届けたい場合は、メールの配信件数によっては、フリーメールソフトの使用ではなく、メール配信システムを使用した方が良いかもしれません。
メールを一斉送信する際は、複数のアドレスを送信先として指定することになります。
この時、指定する方法としてはTO、CC、BCCの3つが存在します。
ここでは、メール送信先に指定するTO、CC、BCCの使い分けについて解説します。
「TO」で指定するのは、メールを受け取った上で用件に対処・返信して欲しい人物です。
TOに複数人を指定するケースもありますが、あまり増やすと受信者側で「他の誰かが対応してくれるだろう」という心理が働いて対応が漏れてしまうケースがありますので、
本当に対応して欲しい人のみをTOに入れるようにしましょう。
CC(Carbon Copy)とは、「複写」という意味です。
メールの内容を読んで欲しいが直接的な反応は求めていないという相手に対してはCCを利用します。
TOで指定した人の上司に当たる人や、同じ案件で仕事を進めている人をCCに入れておくことで情報共有が円滑に進みます。
BCC(Blind Carbon Copy)は他の受信者からは見ることができないCCです。
情報共有目的で一斉送信をする際に、全員をTOやCCに入れてしまうと、受信者は全員のメールアドレスを把握することができてしまいます。
メールはドレスは個人情報になりますので、TOやCCを不用意に用いた一斉送信は避けるべきです。
そういった場合に、お互いのメールアドレスを把握することができないようBCCを用いて配信を行います。
BCCは一見すると一斉送信する際に便利な機能に見えますが、実際にはリスクもあります。
1つ目はBCCを用いて100件以上の大量のメール配信を行うと、受信者サーバ側で迷惑メールの判定を受けやすくなってしまうという点です。
2つ目は、本来BCCに入れる予定だった人をTOやCCに入れてしまうといったケアレスミスが個人情報流出に繋がってしまう可能性があることです。
ケアレスミスを完全に防ぐことは困難なため、BCCで日常的にメール配信を行うのではなく、何らかの事情があってメールを内密に共有したい場合などの利用に留めておくのがいいでしょう。
後半で説明するメール配信システムを利用することで、受信者間でメールアドレスが知られることなく大量のメール配信が可能となります。
次に、メールを一斉送信するにあたり、知っておくべきマナーや注意点を解説していきます。
特に一斉送信を行う場合は受信者の数が多いため問題があった時の影響範囲も広くなってしまいます。
他社にメール配信を行う際のマナー違反は会社への信頼性にも関わってきますので、注意しましょう。
メールの件名は、メールの内容を的確に表すものをつけましょう。
メールの件名が本文の内容と乖離していたり、空欄で送信してしまうことはマナー違反です。
メールの件名が必要以上に長い場合や「重要」「緊急」といった文言を多用している場合は迷惑メールボックスに振り分けられることがあるため注意しましょう。
メール本文の宛名はTOで指定した人を先頭にします。
TOが複数人いる場合は役職順などで並べるようにしましょう。
また、CCに指定している人がいる場合にはメール本文に「CC:〇〇様」と記載しておきましょう。
こうすることでCCに指定された人がメールを見落とすリスクを減らすことができますし、
TOの宛先の人にとっても、誰がこのメールを受信しているかを簡単に確認することができます。
宛先全員をBCCに設定してメールを配信した場合、受信者からは1対1のメールのように見えます。
しかし、内容は本人に向けて直接書いたものではないため受信者にとっては多少違和感のある内容になってしまっているケースもあります。
BCCで一斉送信を行う際のマナーとして、送信しているメールが一斉配信機能にて行われていることをメール本文内に明記するようにしましょう。
一斉送信の際に最も注意するべき点はメールの誤送信です。
一斉送信メールでの誤送信は、1人に対して誤送信を行うケースよりも情報が広まりやすいため被害規模が大きくなってしまいます。
機密情報を含む重要なメールの一斉送信を行う際には、送信先のダブルチェックを行ったり誤送信防止ソフトを活用するなどして間違いのないように注意しましょう。
メール配信システムとは、企業が管理する顧客のメールアドレスに対してメールの一斉送信を行うことができるメール配信に特化したシステムです。
GmailやOutlookと異なり、メール送信後の到達率や開封率の管理をおこなうことが可能です。
また、大量配信用のプランを選択することで数万件/日の一斉送信も可能です。
ほとんどのメール配信システムは、登録アドレス数やメール配信数に応じてプランの料金が違います。
通常業務としてメルマガやお知らせメール一斉送信を行っている、メール配信後の解析を行いたいという方はメール配信システムの導入を検討しましょう。
メール配信システムには、オンプレミス型とクラウド型があります。会社のニーズや配信件数に応じて必要な機能が充実している方を選びましょう。
クラウド型のメール配信システムは、インターネットを通じてクラウドプロバイダのサーバー上で運用されます。一方で、ダウンロード型のソフトは、ダウンロードしたユーザーのサーバー上で運用されます。
クラウド型を利用するメリットは以下の通りです:
スケーラビリティ
運用コストの削減
初期費用の削減
一方でデメリットは、
カスタマイズ性に欠ける
ベンダーに依存
セキュリティは外部に任せる
などがあります。
オンプレミス型のメール配信システムは、ユーザーが所持するサーバー、インフラ上で運用されます。開発には人材と高額の初期費用が必要になりますが、社内で採用しているシステムとの連携ができたり、ビジネスモデルに応じてカスタマイズが可能です。
オンプレミス型を利用するメリットは以下の通りです:
カスタマイズ性、既に利用しているシステムとの連携
プライバシーやセキュリティをコントロールできる
依存性が低い
一方でデメリットは、
初期費用が高い
運用費用が高い
導入までに時間がかかる
などがあります。
一般的なメール配信システムには、以下のような機能が搭載されています。
メール配信ソフトを使えば、一斉メールを高い到達率を保ちながらワンクリックで送信することができることが特徴です。
メールアドレスや名前、会社名、部署、セグメントなどの顧客情報を管理することができます。
ユーザーがフォームなどに情報を入力して送信すると、自動的に顧客リストに追加されます。
自動応答メールのパーソナライゼーションやマーケティングメールを配信する際などにこれらの情報を利用することで効果的なメールを配信することができます。
複数の受信者にメールを同時に送信するための機能です。
フリーメールなどでメールを一斉配信しようとするとサーバーに負荷がかかり遅延したり、迷惑メールフォルダに分類されたり、バウンスメールがたくさん帰ってきてしまいがちです。
しかし、メール配信システムはITレピュテーションが高かったり、通常複数のメールサーバーを利用しているため負荷を分散させることで安定したメールの一斉配信を可能にします。
得にマーケティングメールは、送信した後のコンバージョンや開封率を指数にした効果測定が重要になってきます。
そこで、メール配信システムを利用することで2パターンのメールを送信してコンバージョンや開封率を測定し、パフォーマンスの良いメールを送ることができます。
メール配信ツールでは、受信者の名前や購入・行動履歴などを利用して自動メールやマーケティングメールをパーソナライズすることができます。
これにより、受信者のメールへの開封率やコンバージョン率を高めることができます。
また、一つ一つ手入力するのに加えて、メール配信ツールを使うことで、より効率的にメールマーケティングを行うことができます。
メール配信ツールを利用することで、ステップメールやドリップキャンペーン、そしてトランザクションメールなどの送信タイミングを設定し配信を自動化することができます。
配信を自動化することで営業時間外でも迅速に対応することができ、顧客満足度を向上させることができます。
メールは開封率やクリック率、到達率などが重要な指標になってきます。
そのため、配信したメールのパフォーマンスをリアルタイムに管理することでスパムに入っていたり、IPアドレスのレピュテーションの低下によりプロバイダのブラックリストに追加されたりした際にすぐに問題に気づき対処することができます。
このようにして、メールの高い到達率を保つことができます。
メルマガ配信などのマーケティングメールに特化したメール配信システムの場合、HTMLメールを簡単にドラッグアンドドロップで作成できるエディターがついていたり、テンプレートが充実しています。
さらにモバイル表示を最適化するレスポンシブデザインにも対応しています。
HTMLの知識がなくてもエディタを使用すればデザインやレイアウトを自由にカスタマイズができるため誰でもマーケティングメールを作成・配信することが可能になります。
ここでは、メールの一斉送信機能を持っているツールをご紹介します。
それぞれ特徴がありますので、利用頻度や規模に合ったメール配信ツールを選びましょう。
メールデータがクラウドに保存されているため、アカウント情報を入力することでどの端末からでもメールの確認や返信が可能です。
スマートフォンからでも簡単に一斉送信が可能な点が強みです。
Gooleの連絡先でグループを作っておくことで、グループに対する一斉送信も簡単に行うことができます。
ただし、Gmailでの1日に配信可能なメール数は500件/日となります。
Outlookとは、Microsoft社が提供しているメール配信ソフトです。
サーバーにメールを残す設定をすることで他端末からもメールを参照することが可能です。
Gmail同様グループによる宛先の指定も可能ですし、エクセルから送信先をインポートすることも可能です。
ただし、一通あたりの受信者は500名までが上限となっています。
Outlookはビジネスシーンで多く用いられているため、使い慣れている人が多いというのも特徴です。
ブラストメールとは、メルマガ配信に特化したシンプルなメール配信システムです。
月額3,000円から登録アドレス件数によって費用が決まるため、配信するメールの件数は無制限です。
一通ごとの宛名書きは不要で自動差し込みができ、効率的にメルマガ配信が可能なのに加えて、開封率もアップさせることができます。
さらに、ブラストメールの特徴は、デザイン性のあるメルマガをHTMLの知識無しにドラッグアンドドロップで簡単に作成できる点です。
テンプレートもこれまでに10万通以上のメルマガを配信してきたブラストメールが激戦したものが充実しています。
Light プラン:3,000円月〜 初期費用10,000円
基本機能(メール作成、配信、受信者管理)
Standard プラン:6,000円月〜 初期費用10,000円
基本機能
迷惑メール対策機能
IPアドレス制限
Pro プラン:30,000円月〜 初期費用50,000円
基本機能
迷惑メール対策機能
IPアドレス制限
専任の導入支援サポート
5万件以上の大規模配信
メールリストのクリーニング
Mailer To Go とは、herokuのアプリケーション内から独自のドメインでメールを送信できるディベロッパーのためのディベロッパーによるクラウド型のメール配信システムです。
Mailer To Goのトランザクションメール到達率は99%です。
さらに有料プランでは競合のSendgridやMailgunなどのメールアドオンよりもお得に利用することができます。
日本語サポートもあるためアプリからのメール配信にお困りの場合はいつでも相談できます。
メールの配信はMailer To Goに任せて、アプリ開発に集中したいディベロッパーにおすすめのメール配信システムです。
Micro プラン:月額$9
基本機能
チャットサポート
ドメイン1つ利用可能
Small プラン:月額$79
基本機能
チャットサポート
ドメイン2つ利用可能
Startupプラン:月額$149
基本機能
チャットサポート
ドメイン数5つ
専用IPアドレス
マネジメントAPI
Webフック
さらに大きなプランもあります。
オートビズは、LINEと連携することでLINEを配信できる機能があるメール配信システムです。
さらに、主なマーケティングメール(ステップメールやメールフォーム、メルマガ)の配信に強く高いメールの到達率を維持してメールを送信することができます。
メルマガなどのマーケティングメールを配信するけど届かなくてお困りの方、メールマーケティングに利用するためのメール配信システムをお探しの方におすすめのサービスです。
スーパーライト:1,815円月〜 初期費用11,000円
登録リスト数3000件
フォーム作成数10個
フォームの項目数15個
スタンダード:4,992円月〜 初期費用11,000円
メルマガ配信2万通〜62万通月
登録リスト数10万件
フォーム作成数100個
フォームの項目数15個
プロ:8,663円月〜 初期費用11,000円
メルマガ配信4万通〜104万通月
登録リスト数50万件
フォーム作成数1000個
登録リスト数50万件
など
これよりも大きいプランもあります。
Mailsalesは、マーケティングメールに特化したメール配信システムです。
ドラッグ&ドロップで直感的にHTMLメールの作成ができ、配信されるメールはパソコン、タブレット、スマホなど様々なデバイスに対応しています。
マーケティングメールの配信に欠かせない効果測定(開封率、ユーザーの情報、URLクリック状況など)もダッシュボードより管理できます。
初めてマーケティングメールを作成・送信するという方でも簡単に本格的なメールを作成・配信できる便利なメール配信ツールです。
有料プラン:4,950円月〜 初期費用10,000円
メール基本機能
HTMLメール作成エディタ
ターゲット配信
メール配信効果測定
API連携
アドレス数3,000〜50,000件
大規模プラン:44,000円月〜 初期費用10,000円
メール基本機能
HTMLメール作成エディタ
ターゲット配信
メール配信効果測定
API連携
アドレス数60,000〜500,000件
Cuenote FCは、高速な大量配信を強みとするメルマガ配信に特化したメール配信システムです。
マニュアルがなくても誰でも簡単に使える操作性でレスポンシブ対応のHTMLメール作成が可能です。
さらに、メルマガ配信の設定までたったの3ステップ20秒で完了するという非常にシンプルな操作で高速で大量のメールの配信をすることができます。
配信したメールの状況をリアルタイムに把握することで、エラーメールへの対応を素早く行うことが可能です。
Premium プラン: 5,000円〜 初期費用 30,000円
宛先メールアドレス数2,000〜150,000件
メール基本機能
HTMLメールの作成エディタ
登録フォーム機能
ワークエリア機能
ABテスト
その他メールマーケティング機能
API
専用ASPプラン:150,000円月〜 初期費用200,000円〜
無制限
オンプレミスプラン:54,000円月〜 初期費用3,250,000円〜
無制限
MAILPUBLISHERは、国内トップクラスのメール到達率と配信スピードを誇る効率的なメールマーケティングを実現するメール配信システムです。
配信スピードはなんと4,100万通/時です。加えて、月間70億通以上のメール配信が可能な万全なインフラが整備されています。
受診先の環境ごとに最適な配信方法が選択されるため、高い到達率を保つことができます。
メールの配信技術に加えて、メールマーケティングには欠かせないHTMLメール作成エディタなどの機能を搭載しています。
Light プラン:月額25,000円〜
メール配信基本機能
HTMLメールエディタ
SMS配信
配信速度コントロール
ABテスト
配信結果評価レポート
料金プランに関する詳しい内容は、要お問合せです。
める配くんは、5年間の成長率が300%という業界最安値のメール配信システムです。
3,000社以上の法人の顧客に利用されている安心・安全なシステムで、業界最安値でありながらマーケティングメールなどに強いメール配信システムとしてのHTMLエディタやターゲティングメール配信機能、ステップメール設定、開封率の取得など様々な機能が搭載されています。
める配くんは、シンプルで誰でも使えるUIですが、マニュアルや動画、メールや電話でのカスタマーサポートも用意されているため安心して導入できますね。
める配ライト:月額2,075円 初期費用8,800円
メール配信基本機能
簡易版HTMLエディター
サポート
登録アドレス数5,000件
月間配信数30,000件
める配7:月額2,640円 初期費用8,800円
メール配信基本機能
高機能HTMLエディタ
AIによる文章生成機能
サポート
登録アドレス数7,000件
月間配信数42,000件
める配10:月額4,950円 初期費用8,800円
メール配信基本機能
高機能HTMLエディタ
AIによる文章生成機能
サポート
登録アドレス数10,000件
月間配信数60,000件
さらに大きなプランもあります。
エキスパは、登録率からクリック率までのコンバージョン率を高めつつセールスを自動化できるメール配信システムです。
エキスパの特徴は、独自のロジックによりIPアドレスを分散させて配信処理を実行することで高い到達率を保持しながらメールを配信できる点です。
また、オプションでは専用IPアドレスを使用して配信することで他社の影響を受けずに安定・安全なメール配信を行うことができます。
Light:月額3,800円 初期費用0円キャンペーン
LINE公式アカウント連携数3
LINE配信無制限
メール配信件数5,000件日
Basic:月額8,140円 初期費用0円キャンペーン
LINE公式アカウント連携数10
LINE配信無制限
メール配信件数10,000件日
Pro:月額16,170円 初期費用0円キャンペーン
LINE公式アカウント連携数無制限
LINE配信無制限
メール配信件数20,000件日
次にメール配信システムを選ぶ際のポイント5つを解説いたします。
メール配信システムの導入を検討されている方はぜひ参考にしてください。
まず、なぜメールを配信したいかというメール配信の目的を明確にし、効率的に目的を達成するために必要な機能を把握しましょう。
資料請求に対応するためのメール送信、定期的にサブスクライバーに一斉送信するメルマガ配信などの見込み顧客に送信するためのマーケティングメールの配信が目的の場合はメール配信後の効果測定、ABテスト、セグメント化、パーソナライゼーションができる機能が搭載されていることが条件になるでしょう。
一方で、登録完了メール、パスワード変更メールなどのトランザクションメール、アップデートをユーザーに知らせるためのメールなどの場合は、高い到達率とエラーメールを検知することができる機能、自動送信が搭載されていることが条件となります。
このように、目的を達成するためにどんな機能があると便利か、必要な機能が搭載されているメール配信システムを検討しましょう。
メール配信システムは、配信率を高く保ちながら大量のメールを即時に送信できることが一つのメリットです。
そのため、配信率に関わるIPレピュテーションの管理がきちんと行われているか、専用のIPアドレスが利用できるかどうかなどを確認しましょう。
IPアドレスが共有の場合は、レピュテーションが管理されているか、到達率の高いメールを配信できるかどうかを確認しましょう。
メルマガなどのマーケティングメールを配信するためにメール配信システムを導入する企業が多いと思います。
マーケティングメールの場合は、ビジュアルが大切であるためHTMLメールを簡単に作成できる機能が搭載されているかを確認しましょう。
一般的なメール配信システムであれば、HTMLの知識がなくても誰でも簡単にHTMLメールを作成できるような機能を搭載しています。
確認する点としては、テンプレートが充実しているかどうか、レスポンシブ対応か、カスタマイズ性が高いか、誰でも簡単に操作できるかなどがあります。
メール配信システムの価格体系や料金プランを比較し、メール配信システムの予算に応じたメール配信ツールを検討しましょう。
メール配信システムの中にも、クラウド型とオンプレミスのものなど種類があったり、クラウド型の中でもメール配信の規模や機能によって料金が違います。
メールを配信する目的が達成されることによって獲得できる利益とメール配信システムの価格が見合うように検討します。
SFA、CRM、ウェブサイト、アプリなど自社で運用しているシステムとの連携ができるかどうかも確認する必要があります。
互換性がある場合は、自社で運用しているサービスとメール配信システム間でのシームレスなデータの統合や自動化の効率を上げることができます。
上でご紹介したように中には無料で利用できるメールソフトがあります。
ここでは、メールを一斉送信したい場合、無料メール配信ツールと有料メール配信ツールのどちらを利用するべきかについてご紹介いたします。
無料のメール配信ソフトであれば、無料である代わりに基本的な機能に限定されている場合が一般的です。
さらにメールの配信件数や登録できるアドレス数に制限がある場合があります。
一方で、有料メール配信ソフトであれば、配信数に応じてプランを選ぶことができるため必要な数のメールの配信が可能です。
さらに、マーケティングに強みのある有料メール配信ソフトの場合、htmlメールを作成できるエディターやテンプレートなどの幅広いカスタマイズ可能な機能を搭載しています。
到達率が高いメールを配信したい場合、
IPアドレスが複数ある
独自のIPアドレスを利用できる
メールリストクリーニング機能
リアルタイムにバウンスメールに対処できるダッシュボード機能
などの機能が搭載されたメール配信ソフトを選ぶことをお勧めします。
この場合、上記のような機能は無料のメール配信ソフトでは提供されていません。
そのため、特に大量のメールを一斉送信する場合はエラーメールが返りやすく、受信側のメールサーバにスパムと判断されやすいため、確実に届けたい場合は有料のメール配信ソフトを利用することがお勧めです。
メールの宛先指定にはTO、CC、BCCの3種類があります。
メールの一斉送信を行う場合は受信者同士でメールアドレスが公開されてしまわないようにBCCを利用する必要があります。
ただし、一般的なメーラーにはメールの配信数の制限があり、大量配信を行うことで受信サーバー側から迷惑メールと判定されてしまうケースもあります。
ビジネスでメールの一斉配信を行う際にはメール配信サービスの利用を検討しましょう。
Herokuのメール配信サービスMailer To Goでは本記事でご紹介した機能を備えており、メール配信ビジネスのサポートを行っています。
メールの一斉送信を行う機会がある方はぜひお問い合わせください。
Mailer To Goは、高い到達率とスムーズなインテグレーションが特徴的なディベロッパーのためのクラウドメール配信システムです。最短で当日からメールを送信できます。
メールを送ってみる