会員登録メールの例文６つ｜メールに必要な項目や作成時のポイント解説
（※この記事は、2023年6月27日に更新されました。）
「会員登録メールの例文が欲しい！」
「自動返信メールの作成方法が知りたい！」
「自動返信メール作成時の注意点が知りたい！」
本記事は、上のような方に向けて書かれています。
今回は、会員登録の完了を知らせる通知メールの例文や作成時のポイントなどをご紹介いたします。
アプリ開発者やwebサービス提供者の方はぜひ参考にしてください。
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自動返信メールとは？
自動返信メールとは、あらかじめシステム上で設定した条件をトリガーにして自動的に送信されるメールのことで、トランザクションメール、通知メール、自動応答メールともいいます。
例えば、会員サイトの新規登録時に自動的に送信される「登録完了メール」や、商品の購入完了時に送信される「注文確認メール」などが該当します。
自動返信メールでは、遅延なく必要な情報を顧客に届けることで、サービスや企業への信頼感を得ることができます。
ただし、メールの内容でいくつかポイントをおさえる必要があります。
自動返信メールの配信時に注意するべきポイントについて解説します。
自動返信メールは顧客満足度に関係する？
メール配信システムのZohoによると、トランザクションメールの適切な配信は、顧客満足度の向上や顧客との信頼の構築につながります。
例えば、問い合わせをしてもメールがこない、購入を完了してもメールがこないような状態だと不安になりますよね。
会員登録の完了、購入完了、問い合わせの受付などサービス、企業と顧客との間で何か取引が行われた際に、その事を認める、通知するメールが迅速に届くことで顧客の信頼を得ることができます。
そのため、トランザクションメールは自動応答メールでそれぞれのアクションが行われると自動で迅速に送信されることに適しています。
「トランザクションメールを確実にユーザーに届けたい！」という方は、
トランザクションメールの配信に特化したメール配信システムの利用がおすすめです。
詳しくは、「トランザクションメールとは？到達率を高めるコツとマーケティングメールとの違い」の記事をご覧ください。
顧客満足度を向上させたい！という方はまずは適切なトランザクションメールの配信ができているか見直してみてはいかがでしょうか？
会員登録の自動送信メールに記載する項目７つ
基本的な会員登録の自動返信メールは、７つの要素で構成されています。
1. 件名
メールの目的に沿った件名をつけます。
件名の例）
「会員登録完了のお知らせ」「仮会員登録完了のお知らせ」
「会員登録が完了いたしました」「会員登録いただきありがとうございます」
2. お礼
「この度は会員登録にお申し込みいただき、誠にありがとうございます。」のようなユーザーが会員登録をしてくれたことに対しての感謝を伝えます。
3. 会員登録の完了を知らせる
次に「会員のお申し込みを受け付けました。このメールでXXXさまの会員登録が完了となります。」
4. ID（ユーザー名）情報
これは必須ではありませんが、どのIDまたはユーザー名情報で会員登録が完了したのかを示すためにID情報を記載することもできます。
この際、セキュリティを保つためにパスワードは記載しないようにしましょう。
5. ログイン画面へのリンク
「ここのリンクよりログインできます」や「ログインする」CTAボタンを入れることでログイン画面へのリンクを提供すると親切です。
6. 自動返信メールであることを伝える
次に、メールの最後には
「このメールは（会社名）からの自動返信メールとなっております。このアドレスに返信をしないでください。」
「このメールはシステムからの自動返信によって送信されています。このアドレスに返信をしないでください。」
というような自動返信メールであることを伝える文言を記載しましょう。
7. 問い合わせ先
最後に、自動返信メールには通常返信してやりとりをすることができないため、ユーザーがメールに対して問い合わせたい時にどこへ行けばいいかを記載しましょう。
「ご質問やご不明な点がございましたらお手数ではございますが下記までお問い合わせください
メールアドレス：XXX@example.com」
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自動返信メールの作成時に注意するポイント５つ
自動返信メールを作成する際には、注意するポイント５つを解説します。
顧客満足度や信頼感の向上につながる重要な点なので、ぜひ参考にしてください。
ポイント①件名を明確に
件名は、受信者がメールボックスを開いた際に最初に目にする情報で、メールの内容や目的を伝える重要な役割を持っています。
そのメールが何のために送信されたものかを一目でわかるようにするため、メールの件名は「登録完了のお知らせ」「注文確認メール」など簡潔で明確なものにしましょう。
件名を明確にすることでメール受信者が迷わずにメールを開封するため、自動応答メール開封率の向上にも繋がります。
ポイント②メール本文は簡潔に
自動送信メールは、顧客の何らかのアクションによってシステムから配信されるメールであり、開封率が高いという特徴があります。
開封率が高いメールであれば、企業側としては広告宣伝に関わる内容を記載したくなるかもしれませんが、自動送信メールには顧客の操作に直接関係しない内容は記載するべきではありません。
不必要な内容が混在していると、顧客にとって本当に必要な情報が埋もれてしまいユーザビリティが低下します。
また、顧客の意思に反した高校宣伝を行うことは企業に対しての不信感にもつながります。
メールの本文には、必要最低限の情報のみを記載することを心がけましょう。
また、簡潔なメール本文は受け手の関心を引く効果もあります。
文言を減らし、要点を端的に伝えることで、受け手の注意を引き付けて提供する情報に集中してもらうことができます。
ポイント③CTAを明示する
「CTA（Call to Action）」とはメール受信後の次の行動を促すための短い文言やボタンです。
「登録情報を確認する」や「メールアドレスを認証する」などの具体的な表現を使用することで、受信者がどんなアクションを取れば良いかを判断しやすくなります。
自動送信メールの配信を行う際には、サービスを促すCTAを配置すると効果的です。
ただし、メール内にCTAの数が多いとユーザビリティが低下するため、CATは1つのメールにつき最大でも2つまでとしましょう。
ポイント④パーソナライズする
自動応答メールでも、メールの本文はできる限りパーソナライズしましょう。
「お客さま」や「ユーザー」などの誰にでも当てはまるような言葉を使うと親近感を持たれにくくなります。
また、ID名よりも個人名を使うことで自分宛に来たメールであると認識してもらえ、エンゲージメントを向上させることができます。
ポイント⑤メールの到達率を気にする
最後に、トランザクションメールなどの自動返信メールのメールの到達率は高く保つ必要があります。
理由としては、トランザクションメールはマーケティングメールと違って内容の重要度が高く、必ずユーザーの元に届く必要のあるメールであるためです。
例えば、何かのサービスに会員登録の申し込みをした際に「メールアドレスの認証メール」や「会員登録完了メール」が届かなかったり、スパムに分類されていて気づかなかったらどうでしょうか？
ユーザーとしては、会員登録の手続きを進めることができずにとても不便であり、顧客満足度を下げてしまう可能性があります。
メールの到達率を定期的にモニタリングし、問題があればすぐに対応できるようにしましょう。
会員登録時の自動メールの例文を紹介！
自動送信メール配信時のポイントについて解説しました。
次に、会員登録時に発生するメールアドレスの認証と、会員登録完了の例文を紹介します。
サービス名や宛名などを置き換えて利用することが可能なので、参考にしてくださいね。
例文①メールアドレスによる認証
件名：
【サービス名】メールアドレスの認証
本文：
※このメールは、【サービス名】にご登録いただいたメールアドレス宛に自動的に送信しています。
山田 太郎 様
この度は、【サービス名】の会員登録にお申込みいただきまして誠にありがとうございます。
現在、仮登録の状態です。
以下のリンクをクリックしてメールアドレスの認証を完了してください。
https://〜 (URL)
【ご注意】
本メールに身に覚えの無い場合は、本メールを破棄していただきますようお願いいたします。
＊＊＊お問い合わせ先＊＊＊
住所：
〇〇株式会社 サポートセンター
TEL：
*お急ぎの方は上の電話番号に連絡ください。
例文②仮会員登録の完了
件名：
【サービス名】仮会員登録完了のお知らせ
本文：
山田 太郎 様
この度は、【サービス名】の会員登録にお申込みいただきまして、誠にありがとうございます。
現在、仮登録の状態となっておりますので、下記のリンクより本登録の完了をお願い申し上げます。
https://〜 (ログインページURL)
このメールはシステムからの自動返信です。
このアドレスに返信をしないでください。
ご質問やご不明な点がありましたら、お気軽に下記までご連絡ください。
1日営業日以内にご連絡させていただきます。
（サービス名）事務局：support@example.jp
TEL：
*お急ぎの方は上の電話番号に連絡ください。
例文③本登録のお願い
件名：
【サービス名】本登録のお願い
本文：
山田 太郎 様
この度は、【サービス名】への会員登録にお申込みいただきまして、誠にありがとうございます。
現在、仮登録が完了している状態です。
お手数ではございますが、下のボタンより本登録の完了をお願いいたします。
『本登録を完了する』
このメールは、【サービス名】システムからの自動返信メールです。
申し訳ございませんが、ご質問やご不明な点がございましたら下記の連絡先までお気軽にお問い合わせください。
【サービス名】カスタマーサポート：
support@example.jp
*通常１〜２営業日以内にご連絡いたします。
TEL：
*お急ぎの方は上の電話番号に連絡ください。
例文④会員登録の完了
件名：
【サービス名】会員登録が完了いたしました。
本文：
山田 太郎 様(ユーザID:xxx)
この度は、【サービス名】にご登録いただき誠にありがとうございます。
会員登録が完了いたしましたのでお知らせいたします。
▼会員専用ページログイン
https://〜 (ログインページURL)
【ご注意】
本メールに身に覚えの無い場合は、本メールを破棄していただきますようお願いいたします。
※このメールは自動返信によって送信しています。
ご返信をいただいてもお返事できかねますのでご了承ください。
ご不明点がございましたら下記連絡先にご連絡いただけますと幸いです。
＊＊＊お問い合わせ先＊＊＊
住所：
〇〇株式会社 サポートセンター
メールアドレス：
*お問い合わせへの回答は翌営業日とさせていただきます。お手数をおかけし申し訳ございませんが、今しばらくお待ちください。
TEL：
*お急ぎの方は上の電話番号に連絡ください。
例文⑤会員登録が完了までに時間がかかる場合
件名：
【サービス名】仮会員登録が完了いたしました
本文：
山田 太郎 様
この度は、【サービス名】への会員登録にお申込みいただきまして誠にありがとうございます。
現在、仮登録の状態です。
ご登録いただいた情報をもとに、審査を行います。
つきましてお手数ではございますが、お客様の申し込み内容によっては、追加の情報や書類の提出をお願いする場合がございます、あらかじめご了承くださいませ。
この審査には通常、３〜４営業日のお時間をいただいておりますが、混雑状況によってはさらにお時間を要する場合もございます。
今しばらくお待ちくださいませ。
審査が終わりましたら、改めまして会員登録の状況についてご連絡させていただきます。
今後とも、【サービス名】をご愛顧いただけますよう心よりお願い申し上げます。
*こちらのメールはシステムからの自動応答メールです。
このアドレスに返信しないでください。
会員登録の手続きや審査に関してご質問やご不明な点などございましたら、お気軽に下記までお問い合わせくださいませ。
カスタマーサポート： XXX@example.jp
例文⑥会員登録後に顧客満足度のアンケート
件名：
【サービス名】会員の皆様へ アンケートご協力のお願い
本文：
山田 太郎 様
お世話になっております。
この度は、【サービス名】へ会員登録のお申込をいただき誠にありがとうございました。
山田 太郎 様が【サービス名】を快適にご利用していただくために１つお願いがございます。
【アンケートのお願い】
会員登録のお手続きに関してご意見・ご感想をお聞かせください。
【サービス名】では、今後のサービス及び顧客体験の向上に常に取り組んでおります。
会員になられたお客さまに会員登録時の体験についてのご意見やご感想をお聞かせいただきたく、アンケートへのご協力をお願いしております。
アンケートへのリンク↓
https://〜 (アンケートページURL)
*このアンケートはおよそ５分程度のお時間をいただきます。
また、ご質問やご不明な点などございましたら下記までお気軽にご連絡をお願いいたします。
【サービス名】カスタマーサポート：
support@example.com
*１〜２日営業日以内にご連絡いたします。
TEL：
*お急ぎの方は上の電話番号に連絡ください。
***自動返信メール配信について***
本メールは、会員にご登録いただいたメールアドレスに自動的に配信しています。
配信を希望されない方は、大変お手数ですが、 https://〜 (配信解除ページURL)
より、配信停止登録をお願いします。
なお本自動返信メールは送信専用でございます。
ご返信いただいても対応は致しかねますのであらかじめご了承ください。
本メールにお心当たりのないお客様は、大変お手数ですが、
（メールアドレス）までご連絡いただきますようお願い申し上げます。
自動応答メールを設定するメリット３つ
次に自動応答メールを設定しておくメリットを３つご紹介いたします。
1. 迅速な対応
自動返信メールを設定することでユーザーや顧客からのメールに迅速に対応できます。営業時間に関係なく24時間365日メールに返信することができるためメール送信者の満足度を高めることができます。
2. 確認と安心感
メールを送信してするにメールが正しく送信されたことをユーザーに伝えることで、安心してもらうことができます。さらに、お問い合わせへの回答にかかる時間などを記入することで待つ時間等を前もって知らせることができます。さらに、例えば、問い合わせフォームの送信や注文の受付、支払いの完了などに効果的です。
3. 情報提供
自動返信メールを通じて、ユーザーの疑問を解決することができる可能性のある資料や情報を提供することができます。ユーザーの自己解決を助けるとともにカスタマーサポート業務を効率化することができます。
自動応答メールを設定する注意点３つ
次に自動応答メールを設定する注意点を紹介いたします。自動応答メールは、システムによって送信されているため営業時間外でもメールに対応できる大変便利な方法です。
一方で、自動応答メールを送信する際の注意点を理解して工夫をすることが大切です。
1. 冷たい印象
「このメールは自動返信です。」や「このメールはシステムからの自動送信です。」という文章を見たユーザーは自動化された顧客対応を冷たいと思う可能性があります。
そのため、メール送信者の名前等の情報がある場合にはメールの中に使うなどしてできるだけパーソナライズするようにしましょう。
2. 迷惑メールフォルダに行く
特に宛先がフリーメール等を利用している場合、フィルタリング機能によって自動返信メールが迷惑メールフォルダに分類される可能性があります。
その結果、ユーザーがメールに気付かず会員登録が完了できない、問い合わせメールが正しく送信されたかわからないなどの状況になる可能性があります。
そのため、お知らせメールを送信しましたという通知をメールアドレス等送信後のWebページに表示させる場合、届かない場合の可能性について（迷惑メールフォルダをご確認ください 等）も記載しておきましょう。
3. 個別に対応できない
自動応答メールは、一般的な返信内容を送るため個々の状況に対応できません。
そのため、返信がすぐにできない場合を考えた返信までの所要時間を記載したり、お急ぎの方用の電話番号や問い合わせの内容ごとにメールアドレスを変えたりするなどすることがおすすめです。
適切な自動返信メールで顧客満足度アップ
以上、自動返信メールを構成する項目、自動返信メールを作成する際のポイント、そして自動返信メールのテンプレート６つをご紹介いたしました。
自動応答メールで新規の顧客を獲得することは難しいですが、既存の顧客やサービスの利用者の顧客満足度の向上に大きく影響する重要なメールです。
自動返信メールのポイントを掴んで顧客が快適にサービスを利用できるような自動返信メールを作成・配信しましょう！
また、トランザクションメールを配信するならメール配信システムの利用もおすすめです。
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